Что такое МЧД и как она работает

До ведения МЧД для электронного взаимодействия с органами государственной власти, электронного документооборота и в целом ведения хозяйственной деятельности (сдачи отчетности, подписи договоров и актов, УПД, счетов-фактур) ЮЛ/ИП требовалось наличие КЭП выданного на ЕИО (руководителя по выписке из единого государственного реестра) или сотрудника организации выпущенная с указанием реквизитов и наименования организации и должности сотрудника.
С 1 сентября 2023 года в отношении использования электронной подписи, выданной на сотрудника организации, будут введены изменения.
На что стоит обратить внимание:

• Удостоверяющие центры могут выпускать сертификаты на сотрудников до 01.09.2023 года.
• Эти электронные подписи будут действовать до 31.08.2024
• С 01.09.2023 года сотруднику организации потребуется ЭЦП, выданная на физическое лицо и машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности. Сотрудники и уполномоченные лица будут использовать МЧД, чтобы подтвердить свои полномочия и право подписывать электронные документы от лица организации.
С оформленной машиночитаемой доверенностью сотрудники смогут действовать от лица компании в электронном документообороте с подрядчиками, партнерами, инвесторами и контрагентами — подписывать и подавать отчетность, выставлять счета на оплату, оформлять закрывающие документы.
Состав самой подписи изменится: в ней не будут указываться реквизиты организации, а также ее наименование и должность сотрудника, а только ФИО физического лица, выступающего в роли представителя организации.
МЧД не то же самое, что скан-копия бумажной доверенности. Это файл, обычно формата xml, данные из которого системы и сервисы могут считать автоматически.
Общий порядок создания машиночитаемой доверенности:

1. Заполнить форму МЧД;
2. Подписать МЧД квалифицированной электронной подписью руководителя, указанного в ЕГРЮЛ или индивидуального предпринимателя
3. Отправить МЧД в систему, где уполномоченное лицо будет подписывать документы организации (например в систему электронного документооборота).
4. После этого сотрудник, получивший МЧД, cможет работать в системе. Он подписывает документы электронной подписью физического лица, при необходимости прикладывает файл МЧД или указывает ее номер.

• название доверенности, её номер и период действия;
• данные доверителя (работодателя);
• данные поверенного (сотрудника);
• перечень полномочий сотрудника

Все полномочия, которыми наделяют сотрудников в отношении электронного документооборота, перечислены в специальном портале — Классификаторе. В доверенности полномочия указываются согласно перечню.
Каждой операции в портале присваивается название, дата внесения в Классификатор и идентификационный номер. Его и отражают в МЧД.
Ответственность за ведение Классификатора вверена Минцифры. Министерство пополняет перечень в порядке, утвержденном приказом №856.
Найти действующий Классификатор можно в «Единой системе нормативной справочной информации»

Изначально планировалось, что организации начнут работать в новом порядке с января 2023 года. Но времени на подготовку не хватило, и процесс перехода продлили до 1 сентября. С учетом поправок принятых в конце июля 2023 года переходный период снова был сдвинут до 31.08.2024 года. В данный период появится возможность одновременно использовать подпись физического лица c МЧД и подпись, выданную на сотрудника организации. То есть до 01.09.2023 вы сами выбираете - купить "по старинке" подпись на сотрудника с упоминанием его должности и реквизитов организации или выпустить на сотрудника подпись физического лица и сделать ему МЧД с нужными правами. Оба варианта правомочны. Несмотря на то, что с 01.09.2023 удостоверяющие центры не смогут выпускать подпись по первому варианту срок действия подписей сотрудника не ограничен этой датой.
После 01.09.2023 всем сотрудникам, не получавшим ЭП, необходимо получить МЧД. Доверенности оформляет работодатель и подписывает их собственной КЭП. В ней отражают период действия документа и список полномочий работника.
Допускается оформить одну доверенность на группу сотрудников. Включить в документ перечень полномочий, чтобы работник мог проводить несколько операций по одному документу.
Подписывая документы, работник прикрепляет к ним МЧД в формате XML (или указывает идентификатор МЧД, для возможности проверки полномочий сотрудника) и заверяет электронной подписью физического лица. Ставить подписи без доверенности может только руководитель.
Также 1 сентября начнет работу единый реестр МЧД Налоговой службы РФ. Сведения обо всех выданных доверенностях будут попадать туда от организаций.

Переходный период будет действовать с 01.09.2023 до 01.09 2024 года. В данный период у пользователя будет возможность использовать как КЭП выданный на сотрудника ЮЛ выпущенный до 01.09.2023 года до окончания его срока действия (до 31.08.2024 максимум), так и связку "КЭП физического лица + машиночитаемая доверенность"

Для начала работы с машиночитаемыми доверенностями юридическим лицам и ИП нужно оформить квалифицированные подписи на всех работников, задействованных в ЭДО. Выдаваться подписи будут на их имена, как физлицам. Заказать ЭЦП можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Когда все сотрудники получат КЭП, руководителю останется оформить доверенность и заверить ее собственной квалифицированной подписью. Специалисты компании ИжТендер проконсультируют вас по оптимальному варианту выпуска подписи на сотрудника организации и помогут выпустить машиночитаемую доверенность с необходимыми полномочиями.

Получить консультацию