Электронная приёмка

Что такое электронная приёмка?

Электронная приемка или электронное актирование – это обмен электронными закрывающими документами между заказчиком и поставщиком в Единой информационной системе. Электронное актирование распространяется на все государственные закупки, в том числе закупки у единственного поставщика. Есть 2 вида закупок, где электронная приемка не применяется – закупки малого объема и закупки силовых структур. Ранее заказчик и поставщик обменивались бумажными документами (актами выполненных работ, УПД и т.д.). Теперь, для того, чтобы заказчик оплатил вам оказанные услуги или поставленные товары обменяться документами нужно в электронном виде. Для этого поставщику нужно создать, корректно оформить и отправить заказчику электронный документ. Заказчик проверяет документы и факт оказания услуг или поставки товара и если все в порядке, то он подписывает документ электронной подписью и отправляет документ исполнителю. Только после прохождения электронной приемки заказчик оплачивает услуги и товары. С одной стороны, это более удобный и надежный способ закрыть договор, с другой электронная приемка пока что вызывает у поставщиков массу вопросов.

Проведение электронной приёмки в ЕИС

Прежде всего, ваша компания для участия в закупках должна быть зарегистрирована в Едином реестре участников закупок в Единой информационной системе.
При этом руководитель и сотрудники организации, выступающие от её лица при исполнении контрактов, в том числе главный бухгалтер, должны быть также зарегистрированы в качестве пользователей Личного кабинета участника закупок. Перечень доступных для сотрудников операций в личном кабинете участника будет зависеть от полномочий и прав доступа, которые настраиваются внутри системы специально для каждого сотрудника.
Если регистрация и настройка личного кабинета в Единой информационной системе прошли успешно, то ИП или юридическое лицо и его сотрудники получают право создавать, изменять, удалять и подписывать корректировочные документы и документы об электронной приемке
В зависимости от предмета закупки, по которому заводится документ о приемке будет сформирован необходимый документ: накладная, УПД или акт выполненных работ (оказанных услуг). При формировании документа поставщик (подрядчик, исполнитель) всегда выбирает вкладку «Создать документ о приемке»

Оформление документов о приемке в ЕИС

В Единой информационной системе существует возможность работы с электронными документами, которые подтверждают:

• Факт передачи-приёмки товаров с передачей товара заказчику (без транспортировки);
• Приемки товаров с транспортировкой и передачей товара заказчику;
• Выполнение работ;
• Факт оказания услуги;

После выполнения контракта поставщику нужно сформировать в личном кабинете Единой информационной системы электронный документ. Для этого в меню выберите пункт «Создать документ о приемке».
Далее нужно заполнить шаблон, где вы указываете наименование поставщика и заказчика, информацию о выполненных работах или поставленных товарах, ФИО и должность ответственного. Часть данных подгрузится автоматически из реестра контрактов. Электронные документы в последствии можно редактировать. Но только не в случаях, когда меняется стоимость и объема работ и товаров.
Исполнитель при создании документов также может приложить к электронным актам документы, которые свидетельствуют о приемке товаров и подписать их ЭЦП. Важно, чтобы эти документы не противоречили непосредственно электронным документам о приемке, сформированным в личном кабинете поставщика.
Далее документ с приложениями нужно будет подписать и отправить заказчику, чтобы он проверил и подписал их своей электронной цифровой подписью.

Помощь в электронной приёмке

Если Вам некогда разбираться в том, как правильно провести электронную приёмку, а заказчик торопит Вас и хочет рассчитаться по контракту, закажите услугу проведения электронной приёмки у наших специалистов. Услуга оказывается через удалённое подключение к вашему компьютеру. Вы будете наблюдать за тем, что мы делаем на примере Вашего контракта и в дальнейшем сможете самостоятельно подписывать документы о приёмке на zakupki.gov.ru.