- 1
Тендерные процедуры без автоматизации
Участие в госзакупках — сложная многоэтапная процедура. Порядок всегда определяется множеством нюансов, которые зависят от отрасли бизнеса, объекта закупки, условий нацрежима и других факторов.
В процессе сотрудники из отдела закупок сталкиваются с разными проблемами. Если между отделами и подразделениями, участвующими в закупках, не налажена грамотная коммуникация, обмен информацией и запросами будет медленным. В результате — риск затянуть с согласованиями и опоздать с публикацией плана закупок на год в установленный срок.
Каждый этап необходимо тщательно планировать. Большой пласт работы отводится документации. Нужно готовить отчеты о закупках для руководителей, государственных органов, вышестоящих подразделений. Оформлять протоколы, листы согласований, перечни требуемых от поставщиков документов.
Заниматься всем этим вручную — утомительно. Всегда есть риск ошибиться в документации или опоздать со сроками согласования.
Большинство этих проблем решает автоматизация закупочной процедуры. - 2
Автоматизация тендерного процесса
Для автоматизации закупок используют специальные ПО, которым можно делегировать часть процессов. Существуют решения для любых объектов закупок и отраслей, будь то продажи товаров или IT.
Пользователь задает системе необходимые параметры, и она сама запустит необходимые операции: привлечет нужные отделы, составит список документов, которые нужно составить или запросить у поставщика, напечатает протоколы, отчеты, листы согласования.
ПО самостоятельно загружает нужные данные из госреестров и автоматически заполняет карточки по контрагентам, объединяет их, ищет и исключает дубли поставщиков. Контролирует каждый этап согласования, проверяет достаточность документов, сверяется с бюджетом для той или иной закупки.
Менеджеры самостоятельно настраивают список полномочий, который нужно делегировать системе. Это помогает значительно ускорить процесс, сэкономить много времени и избежать ошибок.
У автоматизации есть и другие преимущества:- Обеспечение прозрачности процедуры. Использование системы позволяет сделать каждый этап прозрачным и понятным для остальных пользователей. Это исключает риск коррупции, фальсификации и злоупотребления полномочиями со стороны сотрудников, участвующих в процедуре. Прозрачность закупок облегчает внешний и внутренний аудит, позволяет объективно проанализировать процессы и оптимизировать процедуру в дальнейшем.
- Экономия на расходах. Автоматизация помогает эффективно распоряжаться бюджетом, выбирать подрядчиков с наиболее выгодными условиями, не говоря об экономии трудовых ресурсов.
- Рост эффективности работы организации. Пользоваться ПО просто, и система экономит много времени на автоматизации рутины, что позволяет вовремя привлечь поставщиков с лучшими условиями и инновациями. Особенно когда речь идет о вендорах IT-разработок, которые помогают оптимизировать отдельные внутренние процессы в компании или улучшить ее продукты.
- Повышение лояльности отдела закупок. Менеджеры вполне объяснимо устают от закупочных процедур, а новый поставщик или услуги для собственных нужд компании могут потребоваться в любой момент. Автоматизация позволит им делегировать часть полномочий и значительно облегчит их работу, что скажется на их отношении к процедуре и инициативности. А это, в свою очередь, отразится на общей эффективности предприятия.
- 3
Сопровождение госзакупок
Автоматизация тендерной деятельности - это дорогой и долгий процесс.
Воспользуйтесь всеми преимуществами автоматизации тендерных процессов в вашем учреждении.
Доверьте сопровождение госзакупок команде профессионалов, которые построят работу с учетом всех требований законодательства.