Электронное актирование в ЕИС по 44-ФЗ в 2026 году

Когда контракт по 44-ФЗ выходит на финишную прямую, поставщику остается передать заказчику закрывающие документы. С 1 января 2022 года этот шаг по большинству контрактов выполняется только через Единую информационную систему - в электронном виде, с подписанием УКЭП и без дублирования на бумаге. Процедура получила название «электронное актирование», и от ее правильного прохождения зависит, увидит поставщик оплату или нет.

До 2022 года стороны могли обмениваться актами на бумаге, а в ЕИС загружались только сканы. Это создавало двойную работу и оставляло пространство для расхождений между бумагой и системой. Поправки в ст. 94 44-ФЗ, внесенные Федеральным законом от 02.07.2021 № 360-ФЗ, эту неоднозначность убрали. Теперь приемка считается состоявшейся в тот день, когда подписанный заказчиком документ размещен в ЕИС (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Формат документа утвержден приказом Минфина РФ от 05.02.2021 №14н.

Важная деталь - если к документу о приемке приложены другие файлы (например, КС-2, КС-3, спецификации), приоритет в случае расхождений отдается данным основного документа (п. 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Электронное актирование обязательно при исполнении контрактов, заключенных по результатам любых открытых и закрытых электронных процедур. Кроме того, через ЕИС закрываются:

• закупки «с полки» по ч. 12 ст. 93 44-ФЗ;

• контракты с единственным поставщиком, заключенные после признания электронной закупки несостоявшейся (п. 24, 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ);

• контракты, оформляемые непосредственно в ЕИС по ч. 14 ст. 93 44-ФЗ;

• закупки товаров по ч. 2.1 и 2.3 ст. 15 46-ФЗ;

• с 1 июля 2024 года - отдельные категории закупок у единственного поставщика по перечню, ранее освобожденному от электронного актирования (за исключением госконтрактов с физлицами).

Исключения зафиксированы в ПП №620 от 19.04.2023. Электронное актирование не применяется к контрактам, извещения о которых были размещены в ЕИС до 01.01.2022 (если самим контрактом порядок электронной приемки не предусмотрен), а также к закрытым электронным процедурам силовых ведомств по перечню Правительства. Поставщики Москвы и Московской области могут проходить актирование через региональные порталы - это допускается отдельными нормативными актами субъектов.

Главное отличие электронного актирования в ЕИС от прежнего бумажного документооборота - юридическая значимость возникает в момент подписания УКЭП, а не в момент проставления штампа или подписи от руки. ЕИС автоматически подтягивает большую часть данных из контракта: 

• реквизиты сторон;

• перечень ТРУ;

• цены;

• единицы измерения;

• сроки. 

Поставщику нужно лишь проверить корректность, заполнить недостающие поля и при необходимости приложить файлы. Если у поставщика ведется учет в собственной бухгалтерской программе, акт можно загрузить в формате XML - система примет файл, если он соответствует утвержденному формату Минфина.

Доступ к процедуре открывает заказчик - пока контракт не переведен в стадию исполнения, кнопка формирования документа о приемке у исполнителя контракта будет неактивна. Далее процесс электронного актирования для поставщика выглядит так: 

• Вход в личный кабинет

Откройте zakupki.gov.ru, войдите через Госуслуги с использованием УКЭП и откройте раздел «Исполнение контрактов».

• Выбор контракта

Найдите в списке контракт со статусом «Исполнение». Через контекстное меню - у самого контракта либо у конкретного этапа - запустите команду «Создать документ о приемке».

• Выбор типа документа

Сформировать можно УПД, акт, товарную накладную или универсальный передаточный документ со счетом-фактурой. Если работаете без НДС, тумблер формирования счета-фактуры отключите.

• Проверка автоматически заполненных данных

Реквизиты сторон, перечень ТРУ и стоимостные показатели подтянутся из контракта. Просмотрите все поля и при необходимости внесите уточнения - например, добавьте адрес фактической поставки, который заказчик ранее прописал в контракте.

• Заполнение количественных показателей

Укажите фактически поставленный объем по каждой позиции. Если поставлено меньше запланированного, система позволит сформировать документ на частичный объем.

• Прикрепление файлов

При необходимости приложите подтверждающие документы (паспорта качества, сертификаты, КС-2, КС-3). Учтите, что каждый приложенный документ заказчик обязан рассмотреть, поэтому прикрепляйте только то, что действительно требуется по условиям контракта.

• Подписание УКЭП и отправка

Подпишите документ электронной подписью и отправьте заказчику. После отправки документ переходит в статус «На подписании».

Дальше инициатива на стороне заказчика. Он принимает ТРУ полностью, частично или отказывается от приемки. Поставщику нужно отслеживать статус и оперативно реагировать на возможный отказ.

Срок, в который поставщик загружает документ, целиком на стороне контракта - заказчик прописывает его в проекте по пп. «а» п. 1 ч. 2 ст. 51 44-ФЗ. Срок электронного актирования для заказчика составляет 20 рабочих дней с даты, следующей за поступлением документа (п. 4 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). За это окно он подписывает либо отказывает мотивированно - третьего варианта закон не предусматривает.

Точка отсчета приемки - день размещения в ЕИС документа, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). От нее же идет оплата: 7 рабочих дней для СМП и СОНКО, до 10 - для остальных (ч. 13.1 ст. 34 44-ФЗ).

Подписанный документ из ЕИС скорректировать содержание можно - двумя разными процедурами с соответствие с письмом Казначейства от 08.02.2022 № 14-00-05/2543.

Несущественные правки (номер документа, адрес поставки, реквизиты - всё, что не касается цены и объема) проводятся через «Создать исправление» в меню документа. Перечень полей, открытых для редактирования, дан в разделе 4.1.10 Руководства пользователя ЕИС.

Изменение стоимости или количества ТРУ - это уже корректировочный документ. Создается через «Создать универсальный корректировочный документ» в меню этапа. По каждой позиции выводятся две строки - «до» и «после». При этом нельзя полностью убрать позицию, которая была в исходном документе, и нельзя ввести новую, которой там не было.

Пока документ в «Проекте», «На подписании» или «Ошибке доставки» - поставщик правит поля или удаляет файл через контекстное меню без последствий. С первой же УКЭП на документе - любой из сторон - кнопка удаления гаснет; дальше изменения возможны только через исправление или корректировку.

Исключение - статус «Отказано при рассмотрении». При возврате документа с уведомлением об уточнении интерфейс исправления расширяется. Разрешено добавлять и удалять позиции ТРУ, менять количество и стоимость, подтягивать актуальные атрибуты из контракта. Фактически - переоформление документа без отдельной корректировки.

Если документ застрял в системе и ни редактирование, ни корректировка не помогают, последняя инстанция - служба технической поддержки ЕИС. Поддержка работает по обращениям в личном кабинете и по телефону, и в большинстве случаев помогает разобраться с техническими ограничениями, не решаемыми средствами интерфейса.

Получить консультацию