Что такое коммерческие закупки и как в них участвовать

Поиск коммерческих закупок сложнее, чем государственных, поскольку единого реестра для них не существует. В ЕИС публикуются только госзакупки, а частные тендеры распределены по сотням различных площадок и сайтов. Коммерческих ЭТП в России порядка 300, и информация на них разрозненна.

Есть три основных канала размещения коммерческих закупок:

• Электронные торговые площадки

На крупных федеральных ЭТП, как правило, вынесены в отдельные секции. Например, на РТС-Тендер есть раздел «Коммерческие закупки», на Сбербанк-АСТ — «Закупки коммерческих заказчиков», на ЭТП ГПБ — секция корпоративных заказчиков. Существуют и специализированные коммерческие площадки — B2B-Center, Cooper.pro и другие.

• Корпоративные сайты заказчиков

Некоторые крупные компании публикуют тендеры на собственных порталах и проводят закупки на персональных торговых площадках. Так, например, поступают МТС, МегаФон, Fix Price и другие.

• Сайты-агрегаторы закупок

Это сервисы, которые собирают информацию о торгах с множества площадок в одном месте и позволяют искать тендеры по ключевым словам, отраслям и регионам. Для систематической работы этот инструмент практически незаменим, потому что вручную нереально мониторить сотни площадок.

В отличие от госзакупок, где формат процедуры жестко привязан к закону, в коммерческих торгах заказчик выбирает формат проведения самостоятельно. Тем не менее в основном используются те же базовые способы коммерческих закупок, что и в государственном секторе:

• Аукцион

Побеждает тот, кто предложил самую низкую цену. Участники в ходе торговой сессии пошагово снижают свои ценовые предложения в режиме реального времени. Формат подходит для закупок стандартных товаров, когда качество заранее определено и решает только стоимость.

• Конкурс

Заявки оцениваются по нескольким критериям, включая цену, качество, сроки, квалификацию, опыт. Участники подают предложения единоразово, без доступа к заявкам конкурентов. Это так называемая «слепая» подача. 

• Запрос котировок (запрос цен)

Упрощенная и быстрая процедура. Участники однократно направляют ценовые предложения, побеждает минимальная цена. В отличие от аукциона, здесь нет торговой сессии и пошагового снижения. 

• Запрос предложений

Заказчик оценивает предложения по комплексу критериев, но при этом участники могут улучшить свои условия после первого этапа рассмотрения. Подходит для сложных и нестандартных закупок.

• Закупка у единственного поставщика

Заказчик заключает договор напрямую с конкретной компанией, без конкурентных процедур. Формат допустим, когда проводить полноценные торги нецелесообразно, среди примеров — коммерческие закупки минимального объема, или когда товар уникален. 

Привлекают коммерческие торги поставщиков минимальной бюрократией, но у этой свободы есть и обратная сторона. 

Плюсы:

• Сделки проходят быстрее и по упрощенной схеме по сравнению с госзакупками.

• Низкий порог входа — новым поставщикам проще начать работу с частными тендерами, чем с государственными.

• Стороны могут индивидуально обсудить и скорректировать параметры сотрудничества.

• Меньше формальных требований к участникам, документам и срокам.

• Возможность выстроить долгосрочное партнерство с заказчиком, если сотрудничество окажется успешным.

Минусы:

• Каждый заказчик проводит торги по-своему, и подготовиться заранее сложнее.

• Заказчик может не заключить договор с победителем, если это предусмотрено его правилами.

• Нет гарантий прозрачности, поскольку организатор не обязан публиковать торги на открытых порталах и отчитываться по ним.

• Есть риск столкнуться с мошенниками, которые исчезают после внесения обеспечения или не оплачивают поставленный товар.

• Информация о торгах разбросана по сотням площадок и корпоративных сайтов.

• В отличие от 44-ФЗ, где ФАС жестко контролирует процесс, в коммерческих закупках отстоять свои права гораздо труднее.

Главная особенность в том, что правила игры каждый раз устанавливает заказчик. Нет единого закона, который бы стандартизировал процедуры, поэтому поставщику приходится вникать в документацию каждой конкретной закупки с нуля. Ошибка, которая в госзакупках привела бы лишь к отклонению заявки, в частном тендере может обернуться потерей обеспечения или испорченной репутацией.

Перед тем как подавать заявку, внимательно проверяйте самого заказчика, его выручку, сферу деятельности, количество ранее проведенных торгов, штат сотрудников. Особое внимание уделяйте следующим аспектам в закупочной документации.

Техническое задание

В техническом задании заказчик описывает, что именно и в каком объеме он хочет получить. Здесь указываются характеристики товара, требования к качеству, стандарты, которым должна соответствовать продукция, и условия поставки. Именно ТЗ определяет, сможете ли вы физически выполнить заказ, и задает рамки для ценового предложения. 

Если хотя бы один пункт технического задания вам непонятен, обязательно запросите разъяснения у заказчика до подачи заявки. Участие в торгах, предмет которых вы не до конца понимаете, почти всегда заканчивается убытками.

Расчет суммы сделки

Нет строгих правил обоснования начальной максимальной цены, как в госзакупках, поэтому заказчик может установить цену на основе собранных коммерческих предложений, рыночного анализа или собственных расчетов. 

Потенциальному поставщику нужно просчитать свою себестоимость до подачи заявки: 

• стоимость сырья;

• логистика;

• работа субподрядчиков;

• накладные расходы;

• налоги. 

Помните, что занижение цены ради победы — одна из самых распространенных ошибок. Выиграть тендер ниже себестоимости означает гарантированно уйти в минус.

Проект договора (контракта)

Проект договора заказчик прикладывает к закупочной документации, а победитель впоследствии подписывает. В отличие от госзакупок, где контракт строго типовой и менять его нельзя, в коммерческих торгах условия договора могут обсуждаться и корректироваться по взаимной договоренности. Тем не менее изучать проект нужно заранее, до подачи заявки.

Основные моменты:

• порядок и сроки оплаты (предоплата, постоплата, этапность); 

• штрафные санкции за нарушение сроков и условий; 

• порядок приемки результатов; 

• условия расторжения договора и ответственность сторон; 

• наличие или отсутствие условия об обеспечении исполнения. 

Если какой-то пункт вызывает сомнения, проконсультируйтесь с юристом до участия в торгах.

Требования к поставщику и документации

Коммерческий заказчик вправе предъявить к участнику любые требования, которые он считает нужными:

• Определенный стаж работы на рынке (например, не менее трех лет).

• Опыт исполнения аналогичных контрактов на установленную сумму.

• Наличие лицензий, сертификатов, допусков СРО.

• Квалификация ключевых сотрудников.

• Финансовая устойчивость (подтвержденная бухгалтерской отчетностью).

• Отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков.

• Определенная форма подачи заявки и перечень прилагаемых документов.

Требования эти нужно будет подтвердить. Одни заказчики принимают копии документов, другие — только нотариально заверенные, третьи требуют оригиналы.

В коммерческих тендерах нет волшебной формулы победы, но есть закономерности. Конверсия в тендерах в идеальных условиях составляет около 30%, а это значит, что из десяти поданных заявок победой закончатся примерно три. Победить с первой попытки — скорее исключение, чем правило.

Первое и самое важное — выбирать правильные торги. Нет смысла подаваться на все подряд. Перед участием оцените реальность победы, проанализировав, сколько конкурентов, насколько ваш продукт соответствует ТЗ, адекватна ли начальная цена вашей себестоимости. Можно дополнительно анализировать закупки, которые заказчик проводит регулярно. Если изучить историю таких торгов, можно заранее подготовиться к следующему раунду.

Из-за ошибок в документах, несоответствия формальным требованиям, пропущенных пунктов заявку отклонят еще до того, как заказчик дойдет до оценки вашего предложения. Перед отправкой буквально по пунктам сверьте заявку с требованиями документации.

В аукционах и запросах котировок побеждает минимальная цена, но если опускаться ниже себестоимости, вы получаете убытки и портите свою репутацию. В конкурсах и запросах предложений важна не только цена, но и качество, опыт, сроки. Может победить участник с более высокой ценой, если он предложит лучшие условия по совокупности критериев.